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Sous la supervision du gestionnaire des prix et distinctions, l鈥檃djoint(e) administratif(ive) est responsable du soutien continu au programme de prix de l鈥橧RAC, au Festival d鈥檃rchitecture, au Coll猫ge des fellows et 脿 la Fondation de l鈥橧RAC.
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TITRE DU POSTE :听听 听 听 听 听 听 听 听 Adjointe administrative / Adjoint administratif

LIEU DE TRAVAIL :听听 听 听 听 听 听 听听 IRAC - Ottawa

SOUS L鈥橝UTORIT脡 DE : 听 听 听听 Gestionnaire, prix et distinctions

DATE :听听 听听听 听听听听听听听听听听听听听听听听听听听听听听听听听听听听 novembre 2016
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COORDINATION ET SOUTIEN 脌 L鈥櫭塁HELLE NATIONALE

• Participer aux r茅unions de personnel afin de coordonner le travail, de r茅soudre les questions op茅rationnelles et d鈥檃ssurer des relations harmonieuses au sein de l鈥櫭﹒uipe du bureau national;
• Offrir un soutien administratif aux autres chefs d鈥櫭﹒uipe et notamment fixer des rendez-vous et s鈥檕ccuper de la correspondance et de la logistique;
• Offrir son aide, au besoin, dans la planification, la mise en 艙uvre et la coordination du Festival d鈥檃rchitecture;
• Assister au Festival d鈥檃rchitecture annuel de l鈥橧RAC et y participer activement. Les t芒ches et les responsabilit茅s seront vari茅es et comporteront notamment le travail au comptoir d鈥檌nscription et la pr茅sence 脿 des activit茅s sociales;
• Coordonner et pr茅parer le calendrier de travail des b茅n茅voles du festival;
• Coordonner et offrir un soutien 脿 l鈥檕rganisation des activit茅s publiques pendant le festival;
• Assumer la responsabilit茅 de la planification et de la coordination de la c茅r茅monie d鈥檌nvestiture de l鈥橧RAC (changement de pr茅sident);
• Apporter un soutien administratif 脿 la pr茅paration d鈥檃ctivit茅s particuli猫res de l鈥橧RAC;
• G茅rer et superviser le processus d鈥檌nscription 脿 toute autre activit茅 organis茅e par l鈥橧RAC;
• Participer aux r茅unions du Comit茅 directeur du Festival, pr茅parer les ordres du jour et les proc猫s-verbaux;
• Participer et contribuer 脿 des c茅r茅monies occasionnelles de remises de prix en dehors des heures normales de travail.
• Offrir un soutien administratif continu aux membres (traitement des renouvellements d鈥檃dh茅sion, nouvelles demandes d鈥檃dh茅sion et soutien aux membres).

RECONNAISSANCE ET SOUTIEN DE L鈥橢XCELLENCE

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• Offrir une aide administrative au gestionnaire de tous les prix de l鈥橧RAC;
• Examiner toutes les candidatures re莽ues pour s鈥檃ssurer de leur admissibilit茅 et du respect des lignes directrices;
• Maintenir un registre de tous les candidats, y compris des renseignements des candidatures;
• Organiser et apporter un soutien administratif 脿 toutes les r茅unions des jurys des prix, y compris les communications avec les membres du jury, l鈥檕rganisation des r茅unions et la pr茅paration des proc猫s-verbaux;
• Administrer et coordonner la remise des M茅dailles 茅tudiantes de l鈥橧RAC et les inscriptions au Tableau d鈥檋onneur de l鈥橧RAC avec les 茅coles d鈥檃rchitecture;
• Administrer et coordonner toutes les bourses 茅tudiantes et autres bourses de la Fondation de l鈥橧RAC;
• Offrir son aide pour toutes les c茅r茅monies de remise de prix (invitations, besoins en audiovisuel, sc茅narios, besoins en aliments et boissons, divertissement, spectacle, etc.);
• Planifier et coordonner les activit茅s de pr茅sentation publique, y compris la r茅ception avec les r茅cipiendaires des M茅dailles du Gouverneur g茅n茅ral en architecture;
• Offrir un soutien au gestionnaire des prix et distinctions et de l鈥檋茅raldique pour le processus de candidature au Coll猫ge des fellows et la c茅r茅monie d鈥檌ntronisation;
• Offrir un soutien aux pr茅sidents r茅gionaux du Coll猫ge des fellows de l鈥橧RAC, notamment 脿 la coordination et 脿 la planification des activit茅s et des d卯ners r茅gionaux, y compris 脿 l鈥檌nscription;
• Coordonner et apporter son soutien 脿 l鈥檃ssembl茅e annuelle du Coll猫ge des fellows;
• Offrir un soutien administratif 脿 la pr茅paration du gala du Prix international Moriyama IRAC (y compris aux activit茅s de financement);
• Traiter les factures du service dans Sage;
• Traiter tous les paiements des factures du service dans Moneris et Sage;
• Recueillir les factures du service;
• Accomplir toute autre t芒che, tel que requis.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Excellentes aptitudes en communications orales et 茅crites dans les deux langues officielles;
• Ma卯trise av茅r茅e de Word, Excel et Outlook ou de logiciels et applications de bases de donn茅es;
• Minimum de 3 脿 5 ans d鈥檈xp茅rience dans un poste administratif. L鈥檈xp茅rience acquise dans une association semblable 脿 but non lucratif est consid茅r茅e comme un atout;
• Capacit茅s organisationnelles d茅montr茅es et capacit茅 de g茅rer et de prioriser plusieurs projets ou activit茅s en m锚me temps en portant une grande attention aux d茅tails;
• Une exp茅rience en coordination d鈥櫭﹙茅nements est consid茅r茅e comme un atout;
• De solides comp茅tences interpersonnelles, et notamment faire preuve de tact, de discr茅tion et de jugement en tout temps et avec tous les niveaux d鈥檌ntervenants (coll猫gues, membres du conseil d鈥檃dministration, b茅n茅voles, membres, etc.)

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COMMENT POSER VOTRE CANDIDATURE

Nous embauchons les personnes les plus talentueuses, car nous sommes conscients que l鈥檈ngagement de personnes d茅di茅es est essentiel 脿 la r茅alisation de notre mission. Si vous croyez avoir la personnalit茅, les comp茅tences, les 茅tudes et l鈥檈xp茅rience n茅cessaires pour occuper ce poste, n鈥檋茅sitez pas 脿 poser votre candidature.

Le lieu de travail est le si猫ge social de l鈥橧RAC 脿 Ottawa, en Ontario. Veuillez transmettre votre curriculum vitae accompagn茅 d鈥檜ne lettre de pr茅sentation 脿 l鈥檃ttention de notre agence de recrutement, 脿 careers@businesssherpagroup.com. Nous effectuerons imm茅diatement la pr茅s茅lection des candidats.

Veuillez noter听: nous remercions tous les candidats de leur int茅r锚t pour ce poste. Nous ne communiquerons toutefois qu鈥檃vec les personnes dont la candidature est retenue.

*Le genre masculin est utilis茅 comme g茅n茅rique 脿 seule fin d'all茅ger le texte dans le reste du document.